Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w e-point SA

§ 1
Wstęp

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się Procedurę Zgłoszeń wewnętrznych, określającą w szczególności:
a) zasady i tryb dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych;
b) krąg osób, które mogą dokonać Zgłoszenia wewnętrznego;
c) czynności podejmowane przez Spółkę w celu weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Procedura ma zastosowanie do Sygnalisty, który dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego w Kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego, który jest, był lub miał być podstawą świadczenia pracy lub usług na rzecz Spółki.
3. Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce, wyłonionymi w trybie przyjętym przez Pracodawcę.
4. Każda z osób świadczących pracę w Spółce zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz do jej przestrzegania.

§ 2
Definicje

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
1) Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
2) Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
3) Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań.
4) Kanale zgłaszania naruszeń– rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
5) Kontekście związany z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy (niezależnie od tego, na jakiej podstawie jest wykonywana) w Spółce, w ramach których Sygnalista uzyskał informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość, że doświadczy Działań odwetowych;
6) Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
7) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną wymienioną w § 4 Procedury, która zgodnie z niniejszą Procedurą dokonuje Zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą;
8) Podmiocie/Pracodawcy/Spółce – rozumie się przez to spółkę e-point SA;
9) Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych;
10) Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
11) Ustawie o ochronie sygnalistów – rozumie się przez to Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928.);
12) Zespole – rozumie się przez to Zespół działający u Pracodawcy odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;
13) Zgłoszeniu wewnętrznym/Zgłoszeniu – rozumie się przez to pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa, przekazanie zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury;
14) Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 3
Naruszenia prawa, podlegające Zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Przedmiotem Zgłoszenia mogą być wymienione poniżej naruszenia prawa dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Ponadto Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia Kodeksu Pracy oraz Polityki Ochrony Danych Osobowych w e-point SA. Do Zgłoszeń, o których mowa w niniejszym ustępie, nie mają zastosowania przepisy rozdziału 4 i 5 Ustawy o ochronie sygnalistów, regulujące procedurę Zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnień publicznych, ale ma zastosowanie § 7 Procedury.
4. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 4
Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia

Zgłoszenia dokonać może:
a) pracownik (w tym były pracownik, pracownik tymczasowy);
b) kandydat do zatrudnienia – w zakresie naruszeń, o których dowiedział się w procesie rekrutacji;
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej;
d) stażysta, praktykant, wolontariusz,
e) akcjonariusz lub prokurent;
f) członek organu Spółki;
g) personel podmiotów świadczących usługi na rzecz Spółki.

§ 5
Dokonywanie Zgłoszenia

1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie Zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad Zgłoszeniami i podejmowaniem Działań następczych jest Zespół ds. naruszeń, powołany przez Zarząd Spółki.
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań następczych oraz podejmuje Działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
3. Zespół, co do którego z treści Zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia, nie może analizować takiego Zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonywać Zgłoszenia pisemnie za pośrednictwem dedykowanego Kanału zgłaszania naruszeń tj. aplikacji do dokonywania zgłoszeń w formie elektronicznej, znajdującej się pod adresem: https://epoint.whistlelink.com/ zwanej dalej: Systemem.
5. Dostęp do Kanału zgłaszania naruszeń posiada Zespół oraz może zostać przyznany osobom, o których mowa w § 6 ust.7.
6. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia anonimowo.
7. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia, w tym co najmniej:
a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych Zgłoszeń. Zgodnie z treścią Ustawy o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Osoba, która dokonała Zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów, o której mowa w § 7 Procedury.
9. Sygnalista musi mieć na uwadze, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę (zgłoszenie w złej wierze), ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
10. Sygnalista otrzymuje w Systemie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Spółkę Zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia.

§ 6
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

1. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Zespół w ramach wstępnej weryfikacji ustala, czy Zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze, w razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w nim informacji, Zespół, jeśli jest to możliwe kontaktuje się z Sygnalistą.
2. Zespół może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia, gdy:
a) informacje zawarte w Zgłoszeniu były już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia (przez tego samego lub innego Sygnalistę, o ile nowe Zgłoszenie nie zawiera nowych, istotnych informacji);
b) w toku rozpatrywania okaże się, że naruszenie będące przedmiotem Zgłoszenia jest Spółce znane i Spółka podjęła już odpowiednie działania w celu jego weryfikacji lub przeciwdziałania naruszeniu;
c) z treści Zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
d) przedmiot zgłoszenia nie dotyczy katalogu naruszeń wskazanych w § 3 ust. 2 i 3 Procedury.
3. Jeśli Zgłoszenie spełnia wymogi określone w Procedurze, a treść uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Zgłoszenie podlega niezwłocznemu procedowaniu.
4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność Zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu, w przyszłości.
5. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
6. Zespół przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia. Informacja zwrotna przekazywana jest Sygnaliście w Systemie.
7. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym i podejmowaniu Działań następczych.

§ 7
Ochrona Sygnalisty

1. Z uwzględnieniem postanowień ust. 2, Sygnalista podlega ochronie na zasadach określonych w niniejszym paragrafie od chwili dokonania Zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w Ustawie o ochronie sygnalistów.
2. Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie na zasadach określonych w Ustawie o ochronie sygnalistów.
3. Zakazane jest podejmowanie Działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty.
4. Jeżeli praca była lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w tym w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
o) mobbing;
p) dyskryminacja;
q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Zakazane jest podejmowanie Działań odwetowych również w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
6. Działania opisane w niniejszym paragrafie nie charakteru odwetowego, jeśli podyktowane są obiektywnie uzasadnionymi przyczynami.
7. Z uwzględnieniem postanowień ust. 8 poniżej, dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
8. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu (chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie). Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą również zostać ujawnione wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych.
9. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

§ 8
Dane osobowe

1. Pracodawca po otrzymaniu od Sygnalisty Zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
3. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób Pracodawca dopuszcza wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do takich działań. Osoby te mają obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 9
Informacje dotyczące Zgłoszeń zewnętrznych

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego, tj. zgłoszenia kierowanego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano Informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na Działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zasady i tryb dokonania takiego zgłoszenia są określa Ustawa o ochronie sygnalistów.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń prowadzonym zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.
2. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej Procedurze, zastosowanie mają przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Procedura została opublikowana w miejscu ogólnodostępnym dla osób wykonujących pracę dla Pracodawcy oraz podana do wiadomości publicznej w sposób przyjęty w Spółce.
5. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r. z wyłączeniem postanowień § 9 Procedury, które wchodzą w życie w dniu 25 grudnia 2024 r.
6. Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.