10 pytań o systemy PIM. Usprawnianie zarządzania informacją produktową i katalogiem

Wraz z rozwojem firmy zarządzanie informacjami produktowymi staje się coraz większym wyzwaniem. Tym bardziej, że są to dane wykorzystywane w każdym aspekcie jej działalności zaczynając od planowania czy produkcji, a kończąc na marketingu i sprzedaży. Dlatego organizacje chcące poprawić swoją efektywność coraz częściej sięgają po systemy PIM.

Czym jest system PIM (Product Information Management)?

System PIM służy do zarządzania informacjami o produktach oraz usprawnia i automatyzuje procesy związane z taką informacją. Z takiego rozwiązania korzystają m.in. działy marketingu i sprzedaży oraz product managerowie, by zoptymalizować zarządzanie ofertą.

System PIM zbiera w jednym miejscu i konsoliduje informacje o produkcie z różnych źródeł oraz umożliwia ich publikację w różnych kanałach. Wówczas potrzebne dane można łatwo wyszukiwać, weryfikować i wzbogacać, a aktualizacja informacji o produkcie we wszystkich kanałach czy dodanie nowego produktu do oferty zajmuje dużo mniej czasu.

W efekcie system PIM zapewnia kontrolę nad informacją produktową oraz pozwala zmniejszyć koszty obsługi takich danych. Ponieważ porządkuje, systematyzuje i uspójnia ofertę, jest świetnym fundamentem dla tworzenia e-commerce, sprzedaży omnichannel czy wejścia na nowe rynki.

Czy moja firma potrzebuje systemu PIM?

Decyzja o wdrożeniu dedykowanego systemu do zarządzania informacją produktową jest związana z konkretnym etapem rozwoju firmy, gdy dotychczasowy sposób zarządzania informacją produktową utrudnia inwestowanie w nowe kanały sprzedaży, ekspansję zagraniczną czy optymalizację procesów.

W przypadku małych firm przepływ informacji między pracownikami jest łatwy. Im większa organizacja, tym większa potrzeba automatyzacji tego procesu. Na pewnym etapie rozwoju firmy liczba pracowników, produktów i miejsc związanych z zarządzaniem informacją produktową jest tak wysoka, że zarządzanie nią bez dedykowanego systemu generuje zbyt duże koszty oraz wiąże się z dużym ryzykiem błędów ludzkich.

Po czym poznać, że firma znajduje się na tym etapie?

Jest wiele elementów, których pojawienie się jest sygnałem, że firma powinna rozważyć wdrożenie systemu PIM, jeśli planuje dalszy rozwój, najczęstsze to m.in.:

• informacje o produktach są rozproszone w wielu miejscach,
• oferta firmy składa się z wielu produktów albo wariantów produktów,
• sprzedaż jest prowadzona wielokanałowo,
• informacje przekazywane partnerom i/lub klientom są niskiej jakości,
• nowe produkty nie wchodzą natychmiast do oferty,
• firma działa (lub planuje zacząć) na wielu rynkach,
• nikt nie ma pełnej kontroli nad przepływem informacji w firmie,
• produktywność pracowników jest zbyt niska,
• informacje produktowe firmy bywają niespójne i/lub nieaktualne,
• cykl życia produktów jest trudny do zdefiniowania i udokumentowania.

Jakie korzyści mojej firmie może przynieść system PIM?

Z informacji produktowej korzystają osoby na każdym szczeblu w strukturze firmy. Osoby pracujące na najniższych szczeblach wykorzystują informację produktową w celach informacyjnych i sprzedażowych. Kadra średniego szczebla korzysta z nich, aby tworzyć politykę sprzedażową dla danych produktów i kierunki sprzedaży. Z kolei osoby zarządzające firmą potrzebują ich do planowania strategicznego.

Z informacji produktowej korzysta się na wielu etapach cyklu życia produktu: od jego tworzenia, przez sprzedaż i rozwój, po usunięcie go z oferty. Są one niezbędne do optymalnego zaplanowania produkcji czy logistyki, jak również do stworzenia planu komunikacji produktów i współpracy z partnerami biznesowymi.

Wdrożenie systemu PIM prowadzi do poprawy jakości danych produktowych wykorzystywanych podczas tworzenia materiałów wsparcia sprzedaży i treści marketingowych. Dane tworzone w jednolitej formie są odpowiednio weryfikowane zarówno przez system jak i, przy pomocy odpowiednich narzędzi, przez pracowników z różnych działów. W rezultacie dane są zawsze dostępne co przyspiesza uruchamianie nowych inicjatyw sprzedażowych i marketingowych.

Ponadto systemy PIM są nieocenionym wsparciem podczas organizowania wewnętrznych i zewnętrznych szkoleń. Informacja produktowa jest też często pierwszym elementem, z którym stykają się nowi pracownicy. Stanowi dla nich bazę wiedzy o tym, co oferuje dana firma, jakie produkty może, a jakich nie może wyprodukować.

Czy zamiast systemu PIM nie wystarczy po prostu Excel?

Mimo szerokich zastosowań arkusze programu Excel nie są w stanie zastąpić systemu PIM. Wśród informacji produktowych znajduje się wiele rodzajów plików, które w praktyce nie nadają się do efektywnego zarządzania w arkuszu kalkulacyjnym, m.in. pliki graficzne i wideo.

Ilość danych, wariantów i atrybutów wymaga narzędzia, które umożliwi wygodne przeglądanie i szukanie, tworzenie informacji oraz wzbogacanie danych (data enrichment) oraz aktualizowanie. Ponadto w systemach PIM łatwiej wprowadzić i egzekwować reguły z góry ustalonej spójnej konwencji wprowadzania i edytowania danych, co sprzyja automatyzacji procesów i zachowaniu spójności informacji.

Zarządzanie informacjami produktowymi za pomocą Excela, szybko zaowocuje też przeciążonych i nieczytelnym arkuszem kalkulacyjnym. Wyszukiwanie, edytowanie czy weryfikowanie w takim przypadku szybko stanie się uciążliwym i czasochłonnym procesem. W efekcie prowadzi to do obniżenia efektywności firmy i sprzyja powstawaniu błędów w informacjach produktowych.

Dlaczego system PIM może pomóc zmniejszyć koszty operacyjne?

Systemy PIM usprawniają funkcjonowanie organizacji m.in. poprawiając efektywność pracowników. Pozwala to skuteczniej wykorzystać kompetencje wykwalifikowanych osób. Wtedy zamiast tracić czas na szukanie i weryfikowanie informacji, mogą skupić się one na swoich głównych zadaniach. Wykonywanie takich czasochłonnych zadań, staje się dzięki PIM łatwe do zautomatyzowania.

Jednocześnie mechanika takich systemów chroni firmę przed ryzykiem związanym z jednoczesnym tworzeniem i obiegiem różnych wersji tych samych plików. Utrudnia to ich aktualizację i grozi przeoczeniem ważnych informacji np. związanych z normami bezpieczeństwa.

Ponadto niepełne lub nieprawidłowe informacje produktowe stanowią jedną z głównych przyczyn zwrotów towarów, które prowadzą do niepotrzebnych kosztów. System PIM poprawiając jakość informacji pomaga znacznie zmniejszyć skalę tego zjawiska.

Jak system PIM może wesprzeć ekspansję zagraniczną?

Organizacje, które działają na wielu rynkach adresują swoje treści do wielu, często różniących się, kanałów sprzedaży. System PIM wspiera organizację w przetwarzaniu i eksportowaniu danych, ponieważ jest centralnym zbiorem informacji o produktach oraz obsługuje ich lokalizację, czyli dopasowane do kontekstu konkretnego rynku, m.in. tłumaczenie opisów czy uwzględnienie różnych konwencji wyszukiwania.

Dobrym przykładem takiej sytuacji jest porównanie rynku samochodów w Polsce i Niemczech. Na rynku polskim pojazdy wyszukuje się po atrybucie VIN, podczas gdy na niemieckim po KBA. Oznacza to, że dla Niemiec należy wprowadzić oddzielny filtr, określanie widoczności produktów: jeśli część asortymentu ma trafić tylko na konkretny rynek lub odwrotnie - nie jest sprzedawana w danym kraju.

Bez systemu PIM poszczególne rynki stają się autonomicznymi bytami, co znacznie utrudnia zarządzanie ofertą i podnosi koszty prezentacji produktów w niezależnych kanałach w różnych krajach. Przy dużej skali działalności utrzymanie spójności komunikacji oferty staje się praktycznie niemożliwe. Jednocześnie PIM otwiera w biznesie międzynarodowym nowe możliwości, daje bowiem możliwość centralnej kontroli nad tym, co dzieje się z poszczególnymi produktami na poszczególnych rynkach.

Dodatkowo, system PIM znacznie ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania i zmieniania informacji produktowych, wprowadzając bardziej zautomatyzowane i ustrukturyzowane procesy. Usprawnia to pracę rozproszonych zespołów, przyspieszając dopasowywanie materiałów pod wymogi konkretnych lokalizacji, w których działa firma.