[Pobierz wzór] RFP dla PIM. Jak stworzyć zapytanie ofertowe o system zarządzania informacją produktową

   

RFP powinno składać się z 7 części:

1. Informacje wstępne

2. Postępowanie ofertowe

3. Opis obecnych procesów i obszaru, który ma objąć system PIM

4. Wymagania funkcjonalne

5. Wymagania niefunkcjonalne

6. Budżet

7. Kontakt

Omówmy je teraz po kolei.

1. Informacje wstępne

Informacje wstępne to kondensacja całego RPP. Służą temu, by przedstawić:

• przedmiot zapytania, 
• zakres projektu, 
• cel przedsięwzięcia, 
• ogólne informacje o Twojej firmie.

Na początku scharakteryzuj przedmiot zapytania: czego dotyczy zamówienie, jaki jest cel wykonania takiego zamówienia i czego oczekujesz od dostawcy. Określ również, co dla Ciebie jest najważniejsze w kontekście zarządzania informacją produktową: konsolidacja danych, skrócenie czasu wprowadzania nowych produktów do oferty, uzyskanie jednego miejsca, gdzie edytuje się informacje, czy jeszcze inny efekt.

Wskaż również ramy czasowe (jeśli istnieją) oraz ogólne informacje o skali i charakterze projektu, np:

• ile obiektów danych (np. produktów, kategorii) oraz atrybutów (czyli cech produktu, takich jak wymiary, kolor, materiał) będzie obejmował system, 
• jakie funkcje systemu PIM są kluczowe, 
• kto będzie korzystał z systemu (jakie działy, role),
• jak wygląda ekosystem, którego częścią będzie PIM,
• czy firma posiada systemy będące źródłami danych dla PIM i zapewnia interfejsy integracyjne.

Pamiętaj, że zakres projektu i zakres oferty dotyczącej PIM nie muszą się pokrywać. Czasami wdrożenie PIM jest częścią budowy systemu e-commerce. W takiej sytuacji poinformuj o tym dostawcę, by znał szerszy kontekst.

Poniżej zamieść ogólne informacje o firmie. Skoncentruj się na kwestiach istotnych dla projektu oraz danych, których dostawcy nie mogą na własną rękę znaleźć w internecie. Mogą to być np.:

• liczba rynków, na których działa firma,
• kluczowe wyzwania,
• cele,
• międzynarodowy zespół,
• zdalny lub częściowo zdalny tryb pracy zespołu.

Tu powinny się znaleźć wiadomości o kulturze Twojej firmy. W projekcie liczy się również dopasowanie stylu pracy między zamawiającym a dostawcą i dzielenie wspólnych wartości.

2. Postępowanie ofertowe i kryteria wyboru dostawców

W tej sekcji opisz, jak będzie przebiegało postępowanie – zamieść ramowy harmonogram oraz określ, jakie warunki powinien spełniać dostawca. Podaj nie tylko etapy postępowania z datami, ale też kto będzie oceniał odpowiedzi na RFP (o jakich stanowiskach mowa). Pomoże to dostawcom przygotować odpowiedzi tak, by zaspokoić potrzeby ich wszystkich.

Przedstaw następnie wymagania wobec dostawcy. Więcej o tym, na co wówczas zwrócić uwagę, piszemy poniżej, w sekcji Wybór dostawców.

Zachęcamy, by otwarcie wskazać, jakie będą kryteria wyboru – które wymagania są bardziej istotne, a które mniej. Ważne, by wewnętrznie świadomie dokonać takiej hierarchizacji (np. czy istotniejszym kryterium jest cena czy gwarancja lub doświadczenie). Ustalenie między nimi proporcji pomoże dostawcy przygotować ofertę lepiej dopasowaną do Twoich realnych potrzeb i zasobów.

W tym miejscu wymień również szczegółowo, co ma zawierać oferta oraz potrzebne załączniki (np. referencje, KRS, stosowne pełnomocnictwa). Wskaż, w jakim języku ma być przygotowana oferta oraz czy ma zawierać:

• propozycję stacku technologicznego, 
• metodykę prowadzenia projektu, 
• skład zespołu, który będzie realizował projekt,
• harmonogram projektu,
• warunki licencji, prawa autorskie,
• warunki gwarancji i opieki powdrożeniowej,
• szczegółową wycenę.

3. Opis obecnych procesów i obszaru, który system ma objąć

W tym miejscu szczegółowo opisz, jak firma obecnie zarządza informacją produktową.

Opisując istniejące procesy, scharakteryzuj ich przebieg. Wykaż, jeśli istnieją problemy czy obszary do optymalizacji. To pomoże potencjalnym dostawcom lepiej zrozumieć kontekst dla przedstawionych dalej wymagań.

Podaj również, najlepiej w formie załącznika, pełną listę atrybutów produktów, które będą wykorzystywane przez wszystkich zaangażowanych (np, który dział jest odpowiedzialny za poszczególny atrybut).

Aby zaplanować prace wdrożeniowe z uwzględnieniem synchronizacji oraz migracji danych, dostawca powinien znać źródła danych oraz architekturę integracji z podziałem na moduły, komponenty oraz metody integracji. Zwróć uwagę, że PIM powinien mieć standardowe API i connectory łączące się z plikami płaskimi typu xls, csv, z widokiem bazy danych e-commerce oraz z API wystawionym przez szynę danych dostarczającą informacje z ERP.

4. Wymagania funkcjonalne

Wymagania funkcjonalne można w niektórych przypadkach podzielić na techniczne i biznesowe. Spisz je w formie tabeli, w której dostawca będzie mógł zamieszczać komentarze, jak zamierza zrealizować dane wymaganie. W ten sposób lepiej zrozumiesz podejście danego wykonawcy.

5. Wymagania pozafunkcjonalne

Wymagania pozafunkcjonalne dotyczą nie kluczowych właściwości systemu, ale jego cech. Powinny się tu znaleźć wszystkie oczekiwania wobec systemu, które nie wiążą się z konkretnymi funkcjonalnościami. Dotyczą one przede wszystkim architektury, bezpieczeństwa, wydajności, monitoringu oraz UX.

Szczegółowo o tym, jakie wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne uwzględnić, piszemy w Zbierz wymagania.

6. Budżet

Jeśli jest taka możliwość, poinformuj potencjalnego dostawcę o planowanym lub istniejącym budżecie na dany projekt.

Zazwyczaj firmy nie dzielą się budżetem - chcą za pomocą RFP zobaczyć, jak różni dostawcy wycenią projekt. Jednak jeśli nie podajesz budżetu, dostawca może założyć, że jest on dużo wyższy niż jest w rzeczywistości. Wówczas skoncentruje się na tym, by pokryć wszystkie wymagania.

Natomiast jeżeli będzie wiedział, ile ma kosztować projekt, zaproponuje bardziej realistyczną ofertę, bliższą Twoim realnym potrzebom. Skupi się na tym, w jaki sposób zrealizować założone cele biznesowe we wskazanym budżecie.

Taka praktyka to też początek relacji opartej na zaufaniu i transparentności.

7. Osoba do kontaktu

Wskaż osobę do kontaktu. Jeden kontakt pozwoli usprawnić proces ofertowania.

Część II. Etapy tworzenia RFP

Uwaga: omawiamy tu jedynie samo tworzenie RFP, nie analizujemy zagadnień natury prawnej (np. podpisywanie NDA), dystrybucji RFP czy procesu zbierania odpowiedzi i oceny ich. Nie dotykamy też kwestii wyboru optymalnego narzędzia.

Powyżej opisaliśmy, co i w jakiej kolejności powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym, ale to nie znaczy, że tworzenie dokumentu w tej kolejności jest rozwiązaniem optymalnym. Od czego zacząć zbieranie informacji i jak napisać wyczerpujące, precyzyjne RFP?

1. Znajdź zespół

Zacznij od zebrania zespołu, który będzie zaangażowany w tworzenie RFP, a potem - w ocenę odpowiedzi. Powinien on uwzględniać:

• menedżera, który będzie zarządzać całym procesem, zadba o uwzględnienie wszystkich interesariuszy oraz pilnowanie terminów, 
• kontrybutorów, czyli reprezentantów wszystkich grup interesariuszy, użytkowników budowanego systemu, 
• ekspertów z obszarów: sprzedaży, marketingu, product managementu i IT, którzy będą opiniować dokument oraz docelowy system.

Oznacza to konieczność skoordynowania wysiłków kilkunastu pracowników. Według badania IDG, zakupy technologiczne angażują w firmach średnio ponad 15 osób. Rozpoczęcie procesu właśnie od ustalenia kształtu takiego zespołu zapewni, że zbierzesz wymagania od wszystkich kluczowych aktorów oraz że zapewnisz im wszystkim odpowiednio dużo czasu na dostarczenie przemyślanego feedbacku.

2. Zbierz wymagania

Wymagania dobrze jest spisywać w niezależnym od RFP pliku Excela, który pozwoli interesariuszom wygodnie poruszać się po dokumencie i filtrować jego zawartość. Dzięki temu łatwo znajdą te partie wymagań, które ich dotyczą. W tabeli zostaw też miejsce na komentarze dostawcy.

Wymagania możemy podzielić na dwie grupy - funkcjonalne (związane z funkcjami systemu) oraz pozafunkcjonalne (jakie system ma mieć właściwości, co ma go cechować).

Listę wymagań funkcjonalnych dobrze oprzeć na tym, jakie procesy PIM ma obsługiwać, modyfikować bądź tworzyć. Mogą to być np.:

• zainicjowanie koncepcji produktu,
• akceptacja wniosku projektowego,
• rejestracja koncepcji w PIM,
• weryfikacja koncepcji,
• wniosek wdrożeniowy,
• tworzenie dokumentacji technicznej,
• uzupełnianie danych o produkcie,
• wyszukiwanie: pełnotekstowe, po atrybutach, sortowanie,
• edycja i oglądanie produktów,
• tagowanie i kategoryzacja produktów,
• edycja uprawnień,
• import i eksport danych,
• analityka produktu (np. sprzedaż w poszczególnych kanałach),
• wersje językowe.

Uwzględnij też, jakie informacje o produktach (atrybuty) mają znajdować się w systemie PIM:

• kluczowe dane produktowe: SKU, nazwa, opis,
• kategorie, tagi, warianty,
• specyfikacja techniczna: materiały, składniki, gwarancje,
• materiały cyfrowe: obrazy, filmy, dokumenty, animacje, modele,
• słowa kluczowe,
• recenzje, opinie klientów,
• informacje dedykowane dla poszczególnych kanałów (np. mobile, dystrybutorzy),
• tłumaczenia, treści dedykowane na poszczególne rynki.

Pamiętaj też o wymaganiach pozafunkcjonalnych. Mogą one dotyczyć:

• architektury i technologii: jakie kompetencje i technologie posiada Twoja firma oraz jakie narzędzia i systemy/ oprogramowanie są preferowane dla projektu. Zaznacz, jeśli system powinien być oprogramowaniem open source, 
• bezpieczeństwa: np. zgodność z TOP10 OWASP, NIST,
• wydajności: ilu jednoczesnych administratorów powinna obsługiwać, w jakim czasie powinna się odbywać synchronizacja danych,  ile wywołań na sekundę powinno obsługiwać API wystawiające dane,
• monitoringu: czy wymagany jest monitoring aktywny czy jedynie pasywny,  
• skalowalności i redundancji: czy wymagana jest budowa systemu w HA (High-Availability),
• serwisu i utrzymania serwisu: czy system jest krytyczny dla prowadzenia biznesu, czy wymagane jest SLA w trybie 24/7, jaka jest szacowana liczba użytkowników,
• hostingu i administracji: czy czas utrzymania hostingu jest określony, jaki model preferuje firma (cloud, on-premise, off-premise, hybryda), jakiego poziomu bezpieczeństwa potrzeba, czy przewidziano skalowalność środowiska obliczeniowego, 
• dokumentacji: zaznacz, jeśli chcesz otrzymać właściwe prawa do dokumentów powstających w ramach zespołu projektowego,  np. instrukcji, opisu wzorców projektowych, opisu architektury informacji, szczegółów integracji z systemami zewnętrznymi,
• UX: wiedząc, kto będzie głównym użytkownikiem systemu, zastanów się nad jego potrzebami - co zrobić, by panel administratora był dla tej osoby przyjazny i intuicyjny?

3. Wybierz dostawców, których zaprosisz

Wymagania, jakie masz wobec budowanego systemu, to jedna rzecz. Osobno warto rozważyć to, czego Twoja firma oczekuje od dostawcy - w zakresie kompetencji zespołu, kultury organizacji, wiedzy branżowej czy doświadczenia.

Zastanów się również nad mniej oczywistymi potrzebami, np.:

Te wymagania zamieść później w sekcji Postępowanie ofertowe i kryteria wyboru dostawców. Ważne też, by nie tylko określić swoje wymagania wobec dostawcy, ale znać również “deal breakers”, czyli cechy lub praktyki, które wykluczają potencjalnych vendorów.

Mogą to być np.:

• brak doświadczenia w projektach międzynarodowych, 
• wykorzystywanie podwykonawców, 
• niemożność dowiezienia projektu w założonym czasie przy założonym budżecie.

Takie cechy niepożądane nie muszą być wprost zawarte w RFP, ale dobrze je sobie jasno uświadomić - to pomoże wysłać zapytanie do właściwych firm.

4. Zredaguj dokument

Dopiero na etapie, gdy wszyscy interesariusze mają jasność co do celów, KPI, budżetów i zakresu, gdy widać wyraźnie hierarchię potrzeb oraz możliwy czas trwania projektu, gdy wiesz, do jakich konkretnie firm zostanie wysłane zapytanie, zredaguj RFP. Pisząc dokument, dbaj przede wszystkim o jego klarowność i przejrzystość. Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie opiszesz potrzeby, wymagania i wyzwania, tym lepszej jakości odpowiedzi uzyskasz od dostawców uczestniczących w procesie.

Potraktuj ten dokument jako zaproszenie do rozmowy, dlatego zadbaj o zapewnienie dostawcom przestrzeni na komentarze. Zadając pytania, dbaj, by nie były zbyt wąskie (wtedy nie pozwolisz dostawcy pokazać pełnego obrazu rozwiązań) ani za szerokie (bo odpowiedzi będą ogólnikowe). Np. zamiast pytać ogólnie o podejście do zarządzania projektami, zapytaj konkretnie o stosowane metodyki, używane narzędzia oraz o to, jak będą wyglądać pierwsze tygodnie współpracy z danym dostawcą.

Zastanów się, czy procesów lub otoczenia systemu nie przedstawić nie tylko opisowo - czasem prosty diagram pozwala dużo efektywniej przekazać informację.

Na samym końcu napisz część pierwszą, Informacje wstępne. Dopiero gdy zebrałeś szczegółowe wymagania od wszystkich interesariuszy i możesz spojrzeć na planowany projekt z lotu ptaka, wiesz, co jest najważniejsze i na co zwrócić potencjalnym dostawcom uwagę.

Na koniec zamieść u góry metryczkę dokumentu - dla porządku.

Dlaczego tworzenie RFP jest tak istotne?

Dobrze, precyzyjnie sformułowane RFP ułatwia znalezienie właściwego dostawcy - czyli takiego, który nie tylko stworzy rozwiązanie, ale będzie aktywnie wspierał firmę w realizacji założonych celów oraz będzie pasował do kultury organizacji. Energia włożona w głęboką analizę wymagań wobec systemu i wobec wykonawcy pozwala także mitygować ryzyka w projekcie i uniknąć przypadkowych wyborów dostawców, które przekładają się na późniejsze straty. Dlatego warto myśleć o RFP nie jako o pojedynczym dokumencie, ale jako o procesie, w którym kluczowi interesariusze zadają pytania, hierarchizują potrzeby, porównują oferty poszczególnych vednorów. W efekcie powinny powstać jasne, precyzyjne kryteria tego, co dla Twojej firmy ważne.