7 dobrych praktyk w zarządzaniu informacją produktową
Aby efektywnie zarządzać informacją produktową nie wystarczy po prostu wdrożyć PIM w organizacji. Odpowiednia konfiguracja systemu, funkcjonalne szkolenia pracowników i monitorowanie efektów są kluczowe, aby czerpać korzyści z wybranego narzędzia.
Przedstawiamy najlepsze praktyki w zarządzaniu informacją produktową, dzięki którym usprawnisz wewnętrzne procesy w Twojej firmie, zwiększysz produktywność pracowników i zapewnisz klientom doskonałe doświadczenia zakupowe.
1. Określ cele i zakres wdrożenia PIM
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie konkretnego systemu klasy PIM, zdefiniuj cele biznesowe, jakie chcesz z jego pomocą osiągnąć. Pozwoli Ci to nie tylko lepiej dopasować PIM do specyficznych potrzeb Twojej organizacji, ale również ustalić, w jaki sposób będziesz monitorować efekty projektu.
PIM może wesprzeć firmę w realizacji takich celów jak:
- Dostarczanie użytkownikom atrakcyjnych danych o produktach: zaawansowane narzędzia do edycji umożliwiają tworzenie kompletnych i angażujących opisów produktowych w każdym formacie.
- Zwiększenie produktywności pracowników: poprzez automatyzację żmudnych i czasochłonnych czynności PIM usprawnia pracę wewnętrznych zespołów (m.in. działów produkcji, logistyki, marketingu, obsługi klienta).
- Przyspieszenie time-to-market: centralizacja danych produktowych oraz łatwy dostęp do nich pozwalają szybciej wprowadzać nowe produkty na rynek we wszystkich kanałach sprzedaży.
- Rozwijanie nowych kanałów sprzedaży: automatyczne wypełnianie nowych kanałów bogatymi informacjami produktowymi wspiera firmę w realizacji strategii omnichannel.
- Ekspansja międzynarodowa: PIM daje możliwość centralnej kontroli nad tym, co dzieje się z produktami na poszczególnych rynkach.
- Wyższy poziom Customer Experience: dzięki PIM klienci mają dostęp do atrakcyjnych i kompletnych danych produktowych, co pomaga im podjąć decyzję zakupową. Z kolei obsługa klienta i handlowcy, mając pod ręką wszystkie potrzebne informacje, są w stanie szybko odpowiadać na zapytania klientów.
Znając cele projektu możesz zacząć myśleć nad jego zakresem. Możesz od razu wymodelować cały katalog produktowy, bądź zacząć korzystać z PIMa tylko w jednym konkretnym kanale sprzedaży. Niezależnie od tego, które podejście wybierzesz pamiętaj, żeby zaplanować wdrożenie pod kątem bieżących i przewidywanych potrzeb organizacji.
2. Wybierz zespół i przeprowadź szkolenia
Osoby pracujące nad wdrożeniem PIMa powinny mieć kompleksową wiedzę na temat sprzedawanych produktów, pożądanej struktury katalogu oraz specyfiki poszczególnych kanałów sprzedaży używanych przez firmę. Jest to niezbędne, aby na nowo zdefiniować procesy dotyczące zarządzania informacjami produktowymi, w taki sposób aby odpowiadały na realne potrzeby organizacji.
Wszyscy członkowie zespołu powinni również mieć przypisane szczegółowe role i uprawnienia, które pozwolą im efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Definiując je, warto pamiętać, że od momentu wdrożenia PIMa, zespół powinien skupić się przede wszystkim na zadaniach o dużej wartości dla organizacji (np. tworzenie emocjonalnych treści, które budują wizerunek marki i angażują konsumentów). Za wszelkie powtarzalne czynności od tej pory powinien odpowiadać PIM.
Kolejną ważną kwestią, której nie można pominąć, są szkolenia pracowników. Korzystanie z nowego narzędzia wymaga dokładnego poznania wszystkich jego funkcji i możliwości, wypracowania nowych procesów i zmian w organizacji pracy poszczególnych zespołów. Wewnętrzne szkolenia, zarówno funkcjonalne jak i techniczne, są kluczowe, aby pracownicy mogli w pełni wykorzystać potencjał PIMa.
Kto tworzy informację produktową i z niej korzysta?
Tworzenie, aktualizacja, zarządzanie informacją produktową:
- product managerowie/kierownicy produktów
- technolodzy
- dział rozwoju produktu/R&D
- dział konstrukcyjny
- dział marketingu
- dział sprzedaży
- dział IT
Korzystanie z informacji produktowej:
- dział marketingu
- dział sprzedaży
- dział e-commerce
- dział logistyki
- dział księgowości
- produkcja
- menedżerowie kategorii
- działy obsługi sprzedażowej
- dział obsługi inwestycji
- klienci/partnerzy
3. Zidentyfikuj źródła zbierania danych o produktach
PIM umożliwia modelowanie katalogu dla wszystkich kanałów sprzedaży lokalizacji i dopasowanie go do indywidualnych wymagań organizacji. Aby jednak katalog spełniał swoją rolę musisz zadbać o to, aby wypełnić go wysokiej jakości informacjami.
Wybór odpowiednich źródeł danych produktowych pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu, który do tej pory pracownicy musieli poświęcać na ręczne kopiowanie informacji z różnych zewnętrznych plików, arkuszy kalkulacyjnych itp.
Wybierając źródła danych o produktach rozważ m.in.:
- które źródła są najbardziej zaufane?
- Które źródła są optymalne pod kątem konkretnych atrybutów?
- Jakich formatów danych potrzebujesz?
- Czy możesz zaufać dostawcom w kwestii dostarczania danych produktowych?
4. Zautomatyzuj zarządzania katalogiem
Kluczową korzyścią z wdrożenia PIMa jest możliwość automatyzacji żmudnych i powtarzalnych czynności, które wcześniej musiały być wykonywane ręcznie przez pracowników. W tym kontekście PIM nie tylko przyśpiesza procesy zarządzania informacjami produktowymi, ale również eliminuje ryzyko ludzkich błędów. Dzięki temu Twój zespół może skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach, które będą wnosić do organizacji dużą wartość dodaną.
PIM pozwala tworzyć szereg indywidualnych reguł biznesowych i automatyzacji. Ważne, aby podczas ich definiowania ustalić z wewnętrznymi interesariuszami, jakie zadania są dla nich najbardziej uciążliwe i czasochłonne. W ten sposób będziesz w stanie określić i wprowadzić najbardziej efektywne usprawnienia.
PIM może zautomatyzować nawet 80% zadań, które przedtem pracownicy musieli wykonywać ręcznie. Ponadto wdrożenie systemu do zarządzania informacjami produktowymi pozwala zmniejszyć współczynnik błędów w opisach średnio o 3 - 5%.
Dzięki PIM możesz zautomatyzować takie zadania jak:
- kategoryzowanie rodziny produktów,
- kopiowanie wartości atrybutów,
- przypisywanie rodzin do nowych produktów,
- zbiorcze zarządzanie danymi produktowymi.
5. Wzbogacaj dane produktowe
Odpowiednia konfiguracja PIMa pozwoli Ci określić, które atrybuty produktu mogą być automatycznie przenoszone, a które wymagają ręcznego dopasowania. Wprowadzając produkt na nowy rynek lub do nowego kanału sprzedaży możesz m.in.:
- określić, które atrybuty wymagają tłumaczenia,
- dopasować tabelę rozmiarów do regionalnych jednostek,
- zarządzać zdjęciami, czcionkami, kolorami itp.,
- kontrolować wyświetlanie określonych atrybutów pod kątem potrzeb danego rynku,
- dostosować wyświetlane informacje produktowe do specyfiki konkretnych kanałów sprzedaży.
Takie podejście istotnie usprawnia proces wzbogacania informacji produktowych i w konsekwencji pozwala przyśpieszyć time-to-market dla nowych produktów oraz wesprzeć ekspansję międzynarodową. Informacje produktowe są zawsze prezentowane w odpowiednim kontekście, dzięki czemu zapewniają atrakcyjny odbiór produktu niezależnie od regionu, lokalizacji, czy kanału sprzedaży.
6. Zaplanuj procesy walidacji danych
87% konsumentów przyznaje, że nie zrobi ponownych zakupów w sklepie, w którym natknęli się na błędy w opisie produktu. Nieścisłości w danych produktowych wpływają negatywnie na postrzeganie marki, zmniejszają sprzedaż i zwiększają odsetek zwrotów zamówień. Jednocześnie zarządzając katalogiem setek, czy nawet tysięcy produktów nie sposób w 100% wyeliminować ryzyka pomyłki.
Dlatego dobrą praktyką jest wdrożenie automatycznych procesów walidacji danych. W ten sposób możesz wyłapać większość kluczowych błędów, zanim wprowadzisz produkt do sprzedaży. PIM umożliwia również określenie minimalnego poziomu jakości oraz kompletności danych, a także uwzględnienie walidacji danych jako standardowy element procesu zarządzania informacjami produktowymi. Dzięki takim działaniom ograniczysz ryzyko błędów do minimum.
7. Mierz efekty wdrożenia PIMa
Efektywne wykorzystanie PIM-a to rezultat współpracy wielu działów w firmie. Dlatego, aby utrzymać kontrolę nad procesem zarządzania informacjami produktowymi musisz systematycznie monitorować efekty wdrożenia i sprawdzać, czy obrane cele są realizowane. Tylko w ten sposób będziesz w stanie odpowiednio wcześnie zidentyfikować ewentualne problemy i podjąć odpowiednie kroki, aby je rozwiązać. Podstawowymi KPI, które warto śledzić są:
- współczynnik konwersji - mierzony w każdym kanale sprzedaży i na różnych rynkach;
- wskaźnik zwrotów - najlepiej mierzony z podziałem na przyczyny zwrotów;
- time to market - uwzględniający czas potrzebny na dodanie nowego produktu do katalogu oraz częstotliwość aktualizacji informacji produktowych;
- koszt wzbogacenia danych - uwzględniający zarówno czasochłonność procesu jak i wysokość poniesione nakładów finansowych.
Implementacja systemu klasy PIM nie powinna być traktowana jako jednorazowy projekt. Zdecydowanie lepszym podejściem jest myślenie o tym jako o procesie, w ramach którego stale udoskonalamy system uwzględniając specyficzne wymagania firmy. PIM powinien odzwierciedlać całą organizację i ewoluować razem z nią, dopasowując się do nowych potrzeb, wyzwań i celów. Stosowanie dobrych praktyk dotyczących zarządzania informacjami produktowymi zarówno w czasie wdrożenia jak i po nim, wesprze transformację cyfrową Twojego biznesu oraz pomoże Ci stworzyć spójne doświadczenia klientów w omnichannelowym modelu sprzedaży.