Jak napisać RFP na portal? Pobierz darmowy wzór

1. Zebranie zespołu

Przygotowanie RFP zacznij od powołania zespołu wewnątrz firmy, który będzie zaangażowany zarówno w jego stworzenie, jak i późniejszą ocenę otrzymanych odpowiedzi. W wypadku portalu powinni to być przedstawiciele:

• Działu Zakupów
• Działu Marketingu/ Promocji
• Działu IT 
• Działu Zarządzania Projektami (PMO)

Jeśli rozpoczniesz proces właśnie od ustalenia kształtu takiego zespołu, będziesz miał pewność, że zbierzesz wymagania od wszystkich kluczowych aktorów oraz że dasz im wszystkim odpowiednio dużo czasu na dostarczenie przemyślanego feedbacku.

Upewnij się też, że w zespole znajduje się menedżer, który będzie zarządzać całym procesem i zadba o uwzględnienie wszystkich interesariuszy oraz pilnowanie terminów.

2. Spisanie wymagań

W RFP powinieneś też zawrzeć listę wymagań, które będzie musiał spełnić przyszły portal. Możesz podzielić je na dwie grupy:

• funkcjonalne, związane z funkcjami systemu, w tym zarówno biznesowe, jak i techniczne,
• pozafunkcjonalne: jakie system ma mieć właściwości, co ma go cechować. Powinny się tu znaleźć wszystkie oczekiwania wobec systemu, które nie wiążą się z konkretnymi funkcjonalnościami. Dotyczą one np. architektury, integracji, bezpieczeństwa, wydajności, skalowalności, monitoringu czy hostingu.

Pamiętaj również, że portal nie jest przedsięwzięciem trudnym od strony technologicznej - największe wyzwanie tkwi w zrozumieniu potrzeb użytkowników, ich ścieżek, oraz w wizji biznesowej. Dlatego tak ważne są proporcje między wymaganiami czysto technicznymi a biznesowymi - zazwyczaj te drugie w RFP są niedocenianie. 

Listę wymagań warto przygotowywać w niezależnym od RFP pliku Excela: ułatwi to filtrowanie wymagań. Zostaw tam również miejsce na komentarz dostawcy. 

Przygotowując tą listę określ, przypisz wymaganiom priorytety, np:

• Wysoki/Must Have- System musi spełniać wymaganie, 
• Średni/Should Have - istotne biznesowo, ale niekrytyczne, 
• Niski/Nice to have - niekrytyczne biznesowo, ale dodatkowo premiowane.

Dzięki temu dostawcy będą w stanie lepiej zoptymalizować swoje oferty, a Ty unikniesz przedwczesnego wykluczeniem oferenta z powodu niespełnienia mało istotnych kryteriów.

Dobrą praktyką jest także dołączenie do tych wymagań konkretnych benchmarków w postaci przykładów innych portali wraz z informacją, które aspekty Ci się w nich podobają (np. przejrzystość lub estetyka grafik).

3. Określenie zadań dostawcy

Ponieważ w projekt budowania nowego portalu będzie zaangażowanych wielu aktorów, zarówno po Twojej stronie, jak i po stronie dostawcy/ dostawców/ agencji, określ jasno oczekiwany zakres prac od danego dostawcy. 

Np. Twoje wewnętrzne IT może chcieć wykonać niektóre prace samodzielne lub wynająć do tego specjalistyczną firmę. Dotyczy to np. testów penetracyjnych. Być może Twój marketing sam lub we współpracy z agencją/ innym podwykonawcą chce dostarczyć copy do wszystkich podstron. Być może formularze budujesz (i chcesz dalej budować) w zewnętrznym narzędziu. 

Pamiętaj, by takie informacje zawrzeć w RFP, by dostawca był w stanie precyzyjnie określić, czego się od niego wymaga, a jakie zadania będą w projekcie realizowane przez inne podmioty. 

Istnieją też zadania, które są często niedocenianie lub zapominane na etapie pisania RFP. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej są to: 

• prace redakcyjne, przygotowanie treści do niektórych podstron, 
• wprowadzanie treści stron: jeśli nie znasz pełnego zakresu (ile treści trzeba będzie wprowadzić), podaj orientacyjny wolumen, np. 300 stron po ok. 200 słów i 3 grafiki na stronie,
• tłumaczenie treści na obcojęzyczne wersje strony, 
• przygotowanie infografik. 

4. Wybór dostawców

Rozważ też, czego Twoja firma oczekuje od dostawcy - w zakresie kompetencji zespołu, kultury organizacji, wiedzy branżowej czy doświadczenia. Bądź wrażliwy również na mniej oczywiste potrzeby, takie jak:

• Czy dostawca będzie potrafił przeprowadzić proces onboardingu nowego narzędzia w organizacji? Czy zapewni szkolenia, instrukcje, styleguide’y, checklisty?
• Czy zna dobrze Twoją branżę? Przyjrzyj się jej klientom - czy to firmy podobne do Twojej lub takie, do jakich aspirujecie?
• Czy ma doświadczenie w projektach o podobnej skali? 
• Czy zapewni transparentność w trakcie prowadzenia projektu?
• Czy będzie w stanie nie tylko wdrożyć dane rozwiązanie technologiczne, ale także wesprze w zakresie opracowania optymalnej architektury informacji, projektowania UX, projektowania ścieżek użytkownika i projektowania graficznego?

Te wymagania umieść w sekcji Postępowanie ofertowe i kryteria wyboru dostawców. 

Tu także dobrze hierarchizować wymagania i wiedzieć, które z nich stanowią deal breakers (tj. cechy lub praktyki, które wykluczają potencjalnych vendorów, np. brak doświadczenia w projektach międzynarodowych), a które są opcjonalnym, pozytywnym dodatkiem. Nie musisz ich wprost zawierać w samym RFP, ale dobrze jest zapytać o nie i uświadomić sobie ich istnienie przed wyborem dostawcy. 

5. Redakcja RFP

Na tym etapie:

• wszyscy interesariusze mają jasność co do celów, KPI, budżetów i zakresu, 
• widać wyraźnie hierarchię potrzeb oraz możliwy czas trwania projektu 
• wiesz, do jakich konkretnie firm zostanie wysłane zapytanie. 

Wtedy, mając tę wiedzę, zredaguj RFP. Pisząc dokument, dbaj przede wszystkim o jego klarowność, spójność i przejrzystość.

Sformułuj zapytanie tak, aby otrzymane potem odpowiedzi dało się porównywać, np. zapisując wymagania w postaci tabeli w arkuszu kalkulacyjnym, którą będzie potem można porównać jeden do jednego. 

Warto przy tym myśleć o RFP nie jako o pojedynczym dokumencie, ale jako o procesie, w którym kluczowi interesariusze zadają pytania, hierarchizują potrzeby, wchodzą z dostawcami w dialog i porównują ich oferty.

Ponadto nie zapomnij zawrzeć w RFP informacji na temat samej procedury przetargowej. Dostawcy powinni wiedzieć m.in.

• ile mają czasu na przygotowanie oferty, 
• czy mają się liczyć z możliwością debriefingu,
• do kiedy zamierzasz podjąć ostateczną decyzję. 

Dzięki powyższym krokom będzie Ci łatwiej przygotować dokument klarownie przekazujący wiedzę dostawcom na temat twoich potrzeb. Pozwoli to na uproszczenie procesu wybierania portalu i łatwiejsze zawężenie grona potencjalnych kandydatów do firm, które będą w stanie dostarczyć wartościową usługę wdrożenia portalu.