Kiedy potrzebujesz CMS klasy enterprise?

Jeśli rozważasz zmianę strony czy redesign portalu, zastanawiasz się pewnie nad wyborem CMS (Content Management System). Na rynku są dostępne setki produktów tej kategorii, których ceny wahają się od kilku do kilkuset tysięcy dolarów rocznie. Na początku trzeba jednak zadać sobie pytanie: czy potrzebuję systemu klasy enterprise?

Z naszego doświadczenia we wdrażaniu portali wynika, że istnieje 6 sytuacji, w których inwestycja w droższy, enterprise’owy system jest albo konieczna (ponieważ wiąże się ze specyficznymi potrzebami firmy), albo bardziej opłacalna.

1. Potrzebujesz niestandardowych komponentów wizualnych

Być może trudno Ci dopasować Twoją komunikację digital do gotowego szablonu i zależy Ci na wykorzystaniu oryginalnych, wypracowanych specjalnie dla Twojej firmy rozwiązań: moodboardów, kalkulatorów, dynamicznych formularzy. Przydaje się wówczas elastyczność w tworzeniu customowych komponentów. Będzie to szczególnie istotne, jeśli komunikujesz się z klientami w wielu kanałach, np. za pomocą strony www, systemu obsługi dostępnego po zalogowaniu, placówek fizycznych, kanału mobile, bankomatów, etc.

2. Chcesz zarządzać kilkoma/ kilkunastoma witrynami z jednego centralnego miejsca i utrzymać między nimi spójność

Systemy klasy enterprise są stworzone z myślą o tym, by zarządzać nie pojedynczą witryną, ale wieloma (np. głównym portalem i stronami satelickimi czy landing page'ami). Ułatwia to edycję oraz utrzymywanie porządku w treściach, a także pozwala na łatwe ponowne wykorzystanie raz wypracowanych niestandardowych komponentów wizualnych.

Przy rozległych portalach, gdzie produkuje się dużo customowej treści rękami wielu redaktorów, ogromne znaczenie ma również to, by CMS był w stanie zwrócić zarówno surowy content (jak w popularnych obecnie modelach headless CMS, gdzie nie otrzymasz warstwy wizualnej), jak i zaoferować nietechnicznym redaktorom wygodne narzędzie do “ubrania” tych treści zgodnie z przyjętym standardem.

Utrzymywanie kilku witryn na jednym CMS oraz zarządzanie nimi przy pomocy jednego panelu administracyjnego pozwala nie tylko optymalizować pracę redaktorów, ale i obniżyć koszty utrzymania - w porównaniu do utrzymywaniu poszczególnych stron osobno.

3. Chcesz zarządzać stronami w kilku wersjach językowych

Wygodnie to robić z jednego panelu administratora, który zapewni:

 jedno wspólne drzewo (strukturę) dla treści we wszystkich językach

 możliwość pełnego zarządzania ścieżkami w adresach URL (np. polska strona będzie miała: /firma/o-nas, a ta sama po angielsku może równocześnie mieć: /company/about-us)

 redagowanie i aktualizację wszystkich wersji językowych danego artykułu z jednego miejsca (węzła) w strukturze CMS

 prawidłową reprezentacją treści dla wielu języków pod kątem SEO, czyli wysokiego pozycjonowania w Google (sitemap, canonicals etc.)

 kontrolę procesu redakcyjnego w taki sposób, by każdy nowy materiał został przetłumaczony na wszystkie języki, a po późniejszej aktualizacji wszystkie istniejące tłumaczenia także zostały zaktualizowane.

4. Potrzebujesz rozbudowanego procesu publikacji i autoryzacji treści

Jeżeli w Twojej organizacji istnieje - i musi istnieć - proces akceptacji treści, będziesz potrzebował zaawansowanego narzędzia, które zapewni:

 rozbudowany model uprawnień oraz grup administracyjnych 

 śledzenie aktywności redaktorów 

 wersjonowanie stron, dokumentów i załączników 

 planowanie zadań publikacji i podmiany wersji.

Takie potrzeby obserwujemy często w bankowości, branży finansowej czy farmacji - wszędzie tam, gdzie istnieją obostrzenia prawne lub gdzie każdy komunikat z przyczyn wizerunkowych musi być starannie kontrolowany, a nieprawidłowa informacja na stronie może być szkodliwa wizerunkowo i wiązać się z ryzykiem kar finansowych. W takich instytucjach zanim jakaś treść zostanie upubliczniona, musi przejść przez złożony proces, a CMS powinien ułatwiać nie tylko zarządzanie nim, ale i dopasowanie workflow akceptacyjnego do potrzeb konkretnej organizacji.

5. Chcesz mieć pełną kontrolę

W wypadku korzystania z rozwiązań open-source, customizujesz swój portal w oparciu o ogólnodostępne szablony i wtyczki, stworzone przez różne firmy i prywatnych entuzjastów programowania. Wiąże się to jednak z:

• potrzebą pilnowania kolejnych aktualizacji, 
• możliwe konflikty między nimi, 
• brak kontroli nad rozwiązaniami dostarczanymi przez społeczność 
• sygnały o lukach bezpieczeństwa.

Rozwiązanie enterprise’owe wymaga mniej regularnej pracy związanej z monitorowaniem, aktualizowaniem, utrzymaniem i dostosowywaniem różnych elementów.

6. Potrzebujesz dużej wydajności

Jeśli Twój system musi bezboleśnie obsłużyć ruch dla setek tysięcy unikalnych użytkowników, a w okresach szczytowych (np. sezonowych, związanych z kampaniami, wzmożone zainteresowanie systemem obsługi klienta) ruch może zwiększyć się w ciągu kilku godzin 2- lub 3- krotnie, prawdopodobnie lepiej wybrać system klasy enterprise. Pozwala on osiągnąć wyższą wydajność, ponieważ jest skalowalny. W łatwy i kontrolowany sposób można sprawić, że jest w stanie obsłużyć większy ruch, np. zwiększając określony parametr infrastruktury. Wiele rozwiązań na rynku chwali się skalowalnością, ale często tylko narzędzia klasy enterprise są od podstaw przygotowane do skalowania i zostały sprawdzone w boju pod tym kątem.

W praktyce oznacza to, że CMS klasy enterprise jest optymalną opcją, gdy budujesz rozległy portal korporacyjny lub gdy tworzysz unikatowe rozwiązania, zapewniające niezwykły customer experience (dotyczy to np. niestandardowych integracji CMS z systemem e-commerce) lub gdy masz specyficzne potrzeby, wynikające z potrzeb branży (np. w bankowości). Dodatkowo warto rozważyć CMS klasy enterprise gdy chcesz strategicznie inwestować w kanał digital - zarówno wtedy gdy zaczynasz budować w nim sprzedaż jak i wtedy, gdy chcesz ją poszerzyć, np. przechodząc z modelu B2B do modelu B2C.