Oprogramowanie na zamówienie czy gotowe rozwiązanie? Wady i zalety
21 gru 2022 / 5min
Wybrać już gotowe i sprawdzone oprogramowanie, czy przygotować projekt „od zera” - to kluczowa decyzja, która pojawia się w cyklu życia praktycznie każdej firmy. Jakie korzyści przynoszą poszczególne rozwiązania, jakich problemów można się spodziewać i czego się wystrzegać?
Czy Twoja firma potrzebuje nowych narzędzi, aby usprawnić istniejące procesy albo zacząć korzystać z nowych kanałów sprzedaży? System, którego używacie, stał się przestarzały i już się nie sprawdza? A może macie zupełnie nowy pomysł biznesowy, który wymaga wdrożenia nowego oprogramowania? Przy każdym projekcie IT, kluczowa staje się decyzja: skorzystać z gotowego systemu out-of-the-box, czy zdecydować się na autorskie oprogramowanie na zamówienie, przygotowane specjalnie do potrzeb Twojej firmy?
Przykłady oprogramowania na zamówienie i gotowych rozwiązań out-of-the-box
Gotowe oprogramowanie (out-of-the-box) to z reguły rozwiązania, z których można korzystać od razu lub po krótkim procesie dostosowywania do potrzeb i wymagań klienta. Tego typu narzędzia są najczęściej tworzone z myślą o konkretnym celu biznesowym. Ich grupą docelową jest szerokie, globalne grono odbiorców z wielu sektorów gospodarki. Gotowe oprogramowanie może więc służyć do tworzenia stron internetowych, zarządzania treściami produktowymi, czy prowadzenia sprzedaży online. Dzięki dużej bazie użytkowników, takie rozwiązania są przetestowane i sprawdzone, aby łatwo dopasować się do wymagań klientów.
Gotowe systemy nie zawsze spełniają jednak wszystkie wymagania określonego zadania lub obszaru. Zdarza się, że procesy biznesowe klienta są na tyle unikatowe, że konieczne okazuje się napisanie oprogramowania od zera. Z takimi przypadkami spotykamy się szczególnie w sektorze nowych technologii i w firmach, które chcą wykorzystać nowe technologie, aby rozwinąć swój biznes lub usprawnić procesy. Wybierając system „szyty na miarę” można więc znacznie dokładniej dopasować ostateczny produkt do wymagań biznesowych i zapewnić sobie przewagę nad konkurencją.
Zalety oprogramowania na zamówienie
Jeżeli sam projekt, który chcesz zrealizować ma pozwolić na wyróżnienie Twojej oferty, lepiej zdecydować się na rozwiązanie customowe. Nieważne, czy planujesz wprowadzenie nowego produktu, wejście w nowy kanał sprzedaży, czy chcesz usprawnić wewnętrzne procesy - rezygnacja z gotowych rozwiązań i zaproponowanie czegoś spersonalizowanego od razu daje Ci większą możliwość odróżnienia się od rynkowych rywali i zdobycia przewagi na dłużej.
Tworząc customowe rozwiązanie możesz je dokładnie dopasować do Twojego procesu biznesowego oraz ścieżki zakupowej Twoich klientów. Masz też gwarancję, że nowe oprogramowanie będzie współpracowało z Twoimi istniejącymi systemami, bo zbudowanie integracji z nimi będzie się znajdowało w zakresie obowiązków wykonawcy.
Rozwiązania szyte na miarę dają Ci także znacznie większą elastyczność podczas wdrożenia. To od Twoich ustaleń z wykonawcą zależy, kiedy włączone zostaną poszczególne elementy systemu. Możesz więc na początek uruchomić system w wersji minimum, a dopiero później dodawać kolejne funkcjonalności. Bezpośredni kontakt z partnerem technologicznym pozwala również na znacznie szybsze wprowadzanie zmian i modyfikacji w backendzie systemu.
Wady oprogramowania na zamówienie
Zbudowane od podstaw dedykowanego rozwiązania IT wymaga poświęcenia większych funduszy jeszcze przed uruchomieniem systemu. Oznacza to również, że wdrożenie customowego systemu zajmie więcej czasu, z reguły od kilku do nawet kilkudziesięciu miesięcy. To od potrzeb Twojej firmy zależy, czy możecie sobie pozwolić na takie koszty i czekanie tak długo na ostateczny efekt.
W przypadku projektu budowy dedykowanego oprogramowania, kluczowym elementem w procesie jest wybór właściwego partnera technologicznego. Ta decyzja może zaważyć na powodzeniu całego projektu. W przypadku tworzonego od zera systemu znacznie trudniej jest przerwać projekt w połowie i zmienić dostawcę IT. Proces wyboru podwykonawcy powinien być więc przeprowadzony z namysłem i poprzedzony dogłębną analizą. Warto spojrzeć na dotychczasowe projekty wybranej firmy, jej case studies i opinie innych klientów. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy dostawca ma doświadczenie w podobnych projektach dla innych firm z Twojej branży.
Zbudowanie własnego systemu, w założeniu idealnie dostosowanego do indywidualnych potrzeb biznesu na pewno brzmi kusząco. Skorzystanie z usług niedoświadczonego dostawcy IT może skutkować natrafieniem na problemy i błędy, które już dawno zostały zauważone i naprawione w gotowych rozwiązaniach. Może się też okazać, że w trakcie tworzenia rozwiązania, natraficie na problemy, które nie zostały wzięte pod uwagę na początku projektu, co może dodatkowo wydłużyć wdrożenie i zwiększyć koszty. To szczególnie prawdopodobne, gdy partner technologiczny nie ma doświadczenia w tworzeniu podobnych projektów.
Zalety gotowego oprogramowania out-of-the-box
Sytuacja wygląda inaczej, jeśli kluczową częścią Twojej działalności są standardowe procesy i niezbyt skomplikowane produkty. Jeżeli chcesz na przykład mieć platformę e-commerce albo stronę internetową, która zaprezentuje ofertę Twojej firmy, łatwiej i szybciej będzie to można osiągnąć dzięki już istniejącym rozwiązaniom i platformom. W ich przypadku, podstawa systemu jest już gotowa, a Tobie pozostaje tylko dostosować ją do swoich potrzeb i załadować treści.
Koszty gotowych rozwiązań zawierają się w dwóch obszarach. Pierwszy to licencja, bo większość rozwiązań klasy enterprise jest płatna, najczęściej w formacie SaaS (Software as a Service), w formie comiesięcznego lub corocznego abonamentu. Koszt developmentu platformy rozkłada się pomiędzy użytkowników, więc powinien być niższy niż w przypadku autorskiego rozwiązania. Drugi element to customizacja pod potrzeby – na przykład załadowanie bazy produktami, uzupełnienie opisów i zdjęć czy design poszczególnych stron. Taki system będzie zwykle tańszy i znacznie szybszy do uruchomienia.
Gotowe oprogramowanie jest zwykle tworzone i utrzymywane przez globalne korporacje, z setkami, jeśli nie tysiącami użytkowników na całym świecie i wieloma partnerami wdrażającymi ich systemy. To gwarantuje więc, że łatwo będzie znaleźć wykonawcę, który podejmie się uruchomienia systemu. Łatwo również znaleźć zastępstwo, jeżeli współpraca z dotychczasowym dostawcą się nie sprawdza, a także specjalistów, którzy będą w stanie wprowadzać zmiany i zarządzać systemem. Wokół popularnych platform szybko tworzą się także duże, aktywne społeczności oferujące wtyczki, rozszerzenia i wsparcie. Dzięki temu wiele problemów przed którymi stoi nowy użytkownik ma już gotowe rozwiązania.
Wady gotowego oprogramowania out-of-the-box
Większość potencjalnych problemów, na które można natrafić pochodzi z tego samego miejsca co korzyści. Będąc zaledwie jednym z wielu użytkowników oprogramowania, nie masz wpływu na jego rozwój. Niektóre mniej standardowe funkcjonalności - na przykład integracja z mało popularnymi systemami z których już korzysta Twoja firma - mogą okazać się niewykonalne. Mogą też pojawić się problemy, których nie będzie można rozwiązać - bo deweloper zaplanował zajęcie się nimi na nieokreślony termin w przyszłości. Aktualizacja systemu może nawet usunąć kluczowe z Twojej perspektywy funkcjonalności, bez żadnej konsultacji. W najgorszym przypadku, twórca może też po prostu zrezygnować z dalszego wspierania systemu.
Pomimo pozornych początkowych oszczędności, warto dokładnie przyjrzeć się kosztom korzystania z systemu. Plany abonamentowe mogą dawać złudzenie, że są bardziej przystępne, rozkładając koszty na miesiące lub lata. Nie masz jednak gwarancji, że po pewnym czasie nie wzrosną. Jeśli planujesz korzystać z jednego rozwiązania przez długi czas, warto sprawdzić, czy dostawca nie proponuje opcji jednorazowego zakupu. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy stałe, abonamentowe stawki w dłuższej perspektywie kosztują nawet więcej niż stworzenie rozwiązania od zera.
Gotowe systemy są tworzone, aby dopasować się do jak największej liczby klientów. To oznacza, że będą zawierały zaszyte w oprogramowaniu funkcje, których Twoja firma po prostu nie potrzebuje. Jeżeli można je wyłączyć i z nich nie korzystać, możesz nawet nie zauważyć różnicy. Zdarza się jednak, że dodatkowe opcje utrudniają nawigację po systemie, a nawet zwiększają koszt wykorzystywania oprogramowania. Dodatkowe, niemożliwe do wyłączenia funkcjonalności mogą wpływać na wydajność systemu - zniechęcając użytkowników a w najgorszym przypadku odstraszając klientów od korzystania z Twojego systemu.
Podsumowanie
Decyzja o wyborze customowego lub gotowego oprogramowania jest kluczowa i należy ją podjąć już na samym początku cyklu życia projektu. Trzeba wziąć pod uwagę sytuację i cele firmy oraz Wasze wymagania wobec ostatecznego produktu. Nieważne, czy ostatecznie wybierzesz gotowe rozwiązanie, czy oprogramowanie customowe, dogłębna analiza i audyt istniejących rozwiązań znacznie zwiększy szanse powodzenia projektu.