Jak uniknąć ryzyka vendor lock-in, czyli uzależnienia od dostawcy w instytucjach finansowych?

Vendor lock-in ma miejsce, gdy zmiana dostawcy technologicznego staje się skomplikowana, ekonomicznie nieopłacalna lub wręcz niemożliwa. Stanowi to poważne zagrożenie dla instytucji finansowych, prowadząc do wysokich kosztów i problemów ze spełnieniem wymogów regulacyjnych.

Dowiedz się, jak unikać uzależnienia od jednego dostawcy technologicznego i zapewnić ciągłość działania swoich systemów.

W artykule omówimy skutki vendor lock-in oraz zaprezentujemy sprawdzone metody minimalizacji tego ryzyka w różnych sektorach finansowych, takich jak banki komercyjne, banki spółdzielcze, TFI i firmy ubezpieczeniowe.

Wpływ vendor lock-in na instytucje finansowe

Vendor lock-in to zjawisko polegające na uzależnieniu klienta od konkretnego dostawcy w sposób uniemożliwiający łatwą zmianę partnera technologicznego, z powodu wysokich kosztów lub innych barier. Mechanizmy tego uzależnienia mogą obejmować konieczność zakupu dodatkowych produktów lub usług, ograniczenie praw autorskich do dokumentacji technicznej, oraz wymuszenie współpracy w obszarach wcześniej nieobjętych umową, co prowadzi do znacznych trudności w przejściu na rozwiązania oferowane przez konkurencję.

Innymi słowy, vendor lock-in to sytuacja, w której zmiana dostawcy technologicznego staje się ekonomicznie nieopłacalna lub technicznie bardzo trudna dla firmy czy instytucji. Uniknięcie vendor lock-in jest szczególnie ważne dla instytucji finansowych, których obowiązkiem jest zapewnienie ciągłości działania systemów a uzależnienie od jednego dostawcy stanowić może poważne wyzwanie w zakresie oceny ryzyka i spełnieniu wymogów regulacyjnych.

Najczęstsze przyczyny tego zjawiska to:

• niewystarczające kompetencje technologiczne w organizacji klienta;
• prawa majątkowe do kodu źródłowego używanego oprogramowania oraz cała dokumentacja techniczna stanowią własność dostawcy brak praw klienta do kodu źródłowego używanego oprogramowania; 
• niepełna dokumentacja techniczna rozwiązania udostępniona przez dostawcę i niewystarczające przekazanie dokumentacji i wiedzy przez dostawcę.

Dostawcy często celowo ograniczają dostęp do kluczowych zasobów i informacji, aby związać ze sobą klienta na dłużej. Z ich perspektywy pozwala to zwiększyć przychody i utrzymać stabilność finansową.

Uzależnienie od dostawcy niesie ze sobą poważne konsekwencje dla firm, szczególnie w sektorze finansowym:

Zagrożenia vendor lock-in dla instytucji finansowych

 Problemy formalne

•  Niespełnienie wymogów regulacyjnych i oceny ryzyka.  Firmy mogą mieć trudności z utrzymaniem odpowiedniej dokumentacji i spełnianiem wymogów regulacyjnych oraz oceny ryzyka związanych z zapewnieniem ciągłości działania systemów krytycznych.

 Problemy finansowe

•  Przepłacanie za usługi.  Dostawcy mogą wykorzystywać swoją dominującą pozycję w relacji biznesowej do narzucania wyższych cen za usługi.
•  Ograniczona elastyczność.  Brak możliwości zmiany dostawcy ogranicza zdolność firmy do negocjowania lepszych warunków umowy.

Problemy techniczne

•  Ograniczenie innowacyjności.  Jeśli dostawca nie jest innowatorem i nie nadąża za zmianami technologicznymi, regulacyjnymi oraz trendami, firma traci możliwość wdrażania najnowszych rozwiązań, co negatywnie wpływa na jej wizerunek i rozwój.
•  Ryzyko awarii.  Zależność od jednego dostawcy może prowadzić do problemów z bezpieczeństwem danych i ciągłością działania w przypadku awarii.

Instytucje finansowe a vendor lock-in

Vendor lock-in stanowi poważne zagrożenie dla różnych sektorów finansowych, wpływając na ich zdolność do adaptacji i konkurencyjności. W instytucjach takich jak banki komercyjne, banki spółdzielcze, towarzystwa funduszy inwestycyjnych (TFI) i firmy ubezpieczeniowe istnieją specyficzne wyzwania i ryzyka związane z uzależnieniem od jednego dostawcy technologicznego.

Instytucje finansowe muszą podążać za rekomendacjami KNF dotyczącymi zarządzania ryzykiem związanym z outsourcingiem usług IT. Regulacje te obejmują mitygację ryzyka poprzez ubezpieczenia i zapewnienie dostawców alternatywnych (active-active).

Rekomendacje KNF nakładają na banki obowiązek uwzględnienia alternatywnych źródeł usług w planach utrzymania ciągłości działania oraz w planach awaryjnych, a także analizy ryzyka upadłości dostawcy i unikania monopolizacji usług. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla zapewnienia niezależności technologicznej i bezpieczeństwa operacyjnego instytucji finansowych.

Banki komercyjne

Banki komercyjne nieustannie mierzą się z wyzwaniami wynikającymi z konieczności zapobiegania uzależnienia od dostawcy. Przykłady tych problemów to wysokie koszty migracji danych, brak elastyczności w dostosowywaniu systemów do zmieniających się regulacji oraz ograniczone możliwości wprowadzania innowacji. Niezależność od technologii i brak vendor lock-in to podstawowe wymagania KNF dla outsourcingu – obowiązkiem banku jest zapewnienie ciągłości działania biznesu, co wyklucza możliwość zablokowania się u jednego dostawcy. W przeciwieństwie do systemów CMS, które nie są tak krytyczne w tym sektorze, customowe rozwiązania muszą być dywersyfikowane, aby zapewnić bezpieczeństwo operacyjne i zgodność z regulacjami.

W przypadku banków komercyjnych vendor lock-in może również prowadzić do problemów ze skalowalnością systemów, szczególnie w obliczu rosnących potrzeb klientów i zwiększającej się liczby transakcji. Ponadto zależność od jednego dostawcy może ograniczać możliwość integracji z nowymi technologiami i usługami, co z kolei wpływa na konkurencyjność banku na rynku.

Banki spółdzielcze

Banki spółdzielcze mają swoje specyficzne wyzwania i ryzyka związane z vendor lock-in. Ze względu na mniejsze zasoby w porównaniu do dużych banków komercyjnych, banki spółdzielcze mają trudności z utrzymaniem odpowiednich kompetencji technologicznych wewnątrz organizacji, dlatego też najczęściej pracują z centrum zrzeszeniowym IT. W przypadku tych banków systemem krytycznym może być na przykład system klasy CMS, ponieważ często stanowi kluczowe narzędzie komunikacji z klientami, zapewnia zgodność z regulacjami, a także często stanowi o wizerunku banku.

Dla banków spółdzielczych vendor lock-in może również oznaczać ograniczoną możliwość dostosowywania systemów do lokalnych potrzeb i specyfikacji. Banki te często działają w mniejszych społecznościach, gdzie indywidualne podejście do klienta jest kluczowe. Zależność od jednego dostawcy może utrudniać wprowadzanie zmian i dostosowywanie systemów do unikalnych wymagań klientów.

Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych (TFI)

W przypadku Towarzystw Funduszy Inwestycyjnych (TFI), systemy krytyczne, takie jak platformy zarządzania portfelem inwestycyjnym i narzędzia analityczne, muszą być szczególnie zabezpieczone przed vendor lock-in. Dla TFI istotne jest również zabezpieczenie systemów do raportowania wyników inwestycyjnych, które są kluczowe dla transparentności działań i budowania zaufania inwestorów.

Vendor lock-in w TFI może również prowadzić do problemów z szybkością i efektywnością operacji inwestycyjnych. Zależność od jednego dostawcy technologicznego może ograniczać możliwość szybkiego wdrażania nowych funkcji i usług, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku inwestycyjnym. Ponadto vendor lock-in może zwiększać ryzyko związane z ochroną danych inwestorów. Jest też szczególnie istotne w kontekście regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.

Firmy ubezpieczeniowe

Firmy ubezpieczeniowe stoją przed wyzwaniami związanymi z integracją różnych systemów informatycznych, co zwiększa ryzyko vendor lock-in. W sektorze ubezpieczeniowym, systemy takie jak zarządzanie polisami, obsługa roszczeń i analiza ryzyka są kluczowe dla efektywnej działalności. Uzależnienie od dostawcy może ograniczać elastyczność w dostosowywaniu tych systemów do zmieniających się przepisów i wymagań klientów.

Dla firm ubezpieczeniowych vendor lock-in może również oznaczać trudności w skalowaniu operacji i wprowadzaniu nowych produktów. Firmy te często muszą szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów, a zależność od jednego dostawcy może utrudniać wprowadzanie niezbędnych zmian i innowacji. Vendor lock-in może zwiększać także koszty operacyjne, ponieważ firmy ubezpieczeniowe mogą być zmuszone do korzystania z drogich usług i rozwiązań dostawcy bez możliwości negocjacji lepszych warunków.

Jak zabezpieczyć się przed vendor lock-in

Istnieje wiele strategii, które mogą pomóc instytucjom finansowym unikać vendor lock-in i zapewnić większą niezależność technologiczną:

Modele Build Operate Transfer (BOT)

Modele BOT polegają na tym, że dostawca buduje i zarządza systemem przez określony czas, a następnie przekazuje pełną kontrolę klientowi. Dzięki temu firma może przejąć system wraz z pełną dokumentacją i know-how, co minimalizuje ryzyko uzależnienia od dostawcy.

Regularne audyty niezależnych firm technologicznych

Regularne audyty przeprowadzane przez niezależne firmy IT pozwalają na weryfikację, czy dostawca udostępnił wszystkie niezbędne informacje i dokumentację. Audyty te pomagają także w identyfikacji potencjalnych ryzyk związanych z vendor lock-in oraz ocenie zgodności systemów z wymogami regulacyjnymi.

Zakup licencji deweloperskich

Licencje deweloperskie pozwalają na pełen dostęp do kodu źródłowego używanego do oprogramowania. Dzięki temu klient może samodzielnie modyfikować i rozwijać system co zwiększa elastyczność i uniezależnia od dostawcy systemu. To rozwiązanie daje firmom pełny dostęp do kodu źródłowego używanego oprogramowania.

Wprowadzenie własnych pracowników do zespołów projektowych w metodyce Agile

Zaangażowanie własnych pracowników w zespoły projektowe dostawcy (przy projektach prowadzonych w metodyce zwinnej) pozwala na zdobycie przez nich wiedzy i kompetencji niezbędnych do samodzielnego zarządzania lub przejęcia systemu w przyszłości. Takie podejście zwiększa także zaangażowanie i kontrolę nad projektem.

Wykorzystanie mikroserwisów

Architektura mikroserwisów pozwala na podział systemu na niezależne moduły, które mogą być rozwijane, wdrażane i utrzymywane oddzielnie. Dzięki temu firma może łatwiej wymieniać poszczególne komponenty systemu bez konieczności całkowitej wymiany całej infrastruktury, co znacznie zmniejsza ryzyko vendor lock-in.

Regulacje dotyczące zarządzania ryzykiem związanym z vendor lock-in w sektorze finansowym ewoluują, zmuszając instytucje do coraz bardziej efektywnego monitorowania i minimalizowania potencjalnych zagrożeń. Przyszłe zmiany w podejściu do zarządzania ryzykiem dostawców będą wymagały od firm wprowadzenia bardziej zaawansowanych mechanizmów monitorowania i raportowania. Kluczowa będzie także rola instytucji finansowych w zapewnieniu niezależności technologicznej.

Niezależność technologiczna z e-point

e-point kładzie duży nacisk na zapewnienie klientom pełnej niezależności technologicznej i operacyjnej. Nasi klienci korzystają z licencji developerskich, dzięki czemu mają pełen dostęp do kodu źródłowego. W projektach prowadzonych w metodyce Agile zachęcamy klientów do włączenia własnych pracowników do zespołów, co zwiększa ich kompetencje. Wykorzystujemy także mikroserwisy, co pozwala na elastyczną integrację i wymianę komponentów systemu.

Stosujemy model Build Operate Transfer (BOT), umożliwiający klientom przejęcie pełnej kontroli nad systemem po zakończeniu fazy operacyjnej. Regularne audyty naszych projektów przeprowadzane przez niezależne firmy gwarantują zgodność procesów z wymaganiami regulacyjnymi i eliminują ryzyko vendor lock-in u naszych klientów. Dodatkowo sami możemy pełnić rolę audytora dla wdrożeń realizowanych przez inne firmy, zapewniając obiektywną ocenę i wsparcie w minimalizowaniu ryzyka vendor lock-in.

Chcemy, aby nasi klienci współpracowali z nami z wyboru, a nie z konieczności. Oddajemy im rozwój systemów, aby mogli samodzielnie nimi zarządzać. Jednocześnie chcielibyśmy razem z nimi realizować nowe projekty, które wprowadzają innowacyjne rozwiązania i wspierają rozwój ich biznesu.