Nowy portal krok po kroku: narzędzia, wskazówki, trendy
Portal czy strona internetowa? - Czym się różnią i co wybrać dla Twojego biznesu
08 maja 2019 / 5min
Nasi klienci pytają nas, na czym polega różnica między stronami www a portalami, którą w e-point tak często podkreślamy. Przecież dla użytkownika końcowego ten podział nie ma znaczenia!
Jednak jest on istotny dla ich właścicieli, ponieważ tworzenie i zarządzanie portalem to zupełnie inne przedsięwzięcie niż postawienie prostej strony-wizytówki. Dlatego postanowiłem wyjaśnić różnice pomiędzy portalami a stronami www oraz pokazać, w jaki sposób przekładają się one na realizację celów biznesowych. Mam nadzieję, że pomoże to rozróżnieniu odmiennych sytuacji - kiedy wystarczy prosta strona, a kiedy potrzebny jest portal.
Czym różni się portal od strony internetowej?
- Portal jest złożonym ekosystemem, który użytkownik końcowy odbiera jako spójną całość. Strony internetowe posiadają prostszą architekturę informacji i nie wymagają złożonych mechanizmów wspierających zarządzania treścią.
- Portal porusza szeroki zakres tematyczny i adresowany jest do różnych grup odbiorców, natomiast strona internetowa skoncentrowana jest wokół określonego tematu i skierowana do węższej grupy użytkowników
- Ze względu na wielość celów i złożoność, projektowanie UX dla portalu jest bardziej złożone
- Rozwiązania portalowe gwarantują stabilność i wysoki poziom bezpieczeństwa
- Portale łączą wiele narzędzi, nad którymi czuwają różne grupy administratorów
- Tworzenie portali jest procesem znacznie bardziej złożonym od budowania stron internetowych
Skala
Po pierwsze, portale od stron www odróżnia ich wielkość i wielowarstwowość. Strona internetowa skupia się przede wszystkim na udostępnianiu treści w konkretnym zakresie tematycznym. Ma charakter głównie informacyjny, a użytkownicy mogą zapoznać się z czekającymi na nich materiałami bez wchodzenia w złożone interakcje. Przykłady wszyscy dobrze znamy - strony-wizytówki firm, blogi, Landing Pages dla konkretnego produktu.
Natomiast portal oferuje szeroki zakres tematyczny informacji, skierowanych do różnych grup odbiorców. Często zawiera interaktywne elementy (takie jak kalkulatory czy formularze wniosków) i może wymagać zalogowania przed uzyskaniem dostępu do wszystkich funkcjonalności i treści.
Ze względu na swoje szerokie możliwości portal posiada modułową konstrukcję, która w sposób niewidoczny dla użytkowników łączy wiele narzędzi. Wszyscy korzystamy z portali informacyjnych, takich jak Onet czy Wirtualna Polska. Portalami może jednak też śmiało nazwać duże serwisy korporacyjne (np. pzu.pl) lub publiczne (obywatel.gov.pl).
OBSZARY PRZYKŁADOWEGO PORTALU KORPORACYJNEGO
|
OBSZAR |
ZAKRES TREŚCI / FUNKCJE |
ZESPÓŁ ODPOWIEDZIALNY ZA ZARZĄDZANIE TREŚCIĄ |
| Oferta produktów lub usług |
|
|
| Landing Pages |
|
|
| O firmie |
|
|
| O grupie kapitałowej |
|
|
| Kariera |
|
|
| Relacje Inwestorskie |
|
|
| Lokalizacje |
|
|
| Dla mediów |
|
|
| Raporty |
|
|
| Kontakt i pomoc |
|
|
| CSR |
|
|
| Postępowania przetargowe |
|
|
| Informacje obligatoryjne |
Zależnie od branży, np.:
|
|
Projektowanie User Experience (UX)
Dzięki prostej architekturze informacji, strony internetowe można zbudować niemal z dnia na dzień. Takie podejście sprawdza się w epizodycznych realizacjach, np. uruchomienie landing page’a imprezy firmowej. Sytuacja komplikuje się, kiedy zależy nam na rozbudowanej platformie, która będzie służyć wielu interesariuszom.
W przypadku portalu proces projektowania UX jest dłuższy. Uwzględnienie potrzeb i oferty konkretnej firmy sprawia, że prace często wymagają przeprowadzenia badań przez dział badawczy lub współpracy z osobami mającymi doświadczenie w działalności klienta. Zespół projektowy analizuje kolejne elementy funkcjonowania portalu, podczas warsztatów z ekspertami i interesariuszami.
Aby skuteczniej obsługiwać różnych użytkowników warto przeprowadzić testy użyteczności, które zagwarantują, że zaprojektowane ścieżki pozwolą każdemu z nich osiągnąć zamierzony cel. Również proces pisania prezentowanych w portalu treści może być dość złożony, ponieważ w dużych organizacjach każdy artykuł musi uzyskać akceptację wielu osób i być zgodny z zaleceniami działu prawnego.
Wersje językowe
Proste strony internetowe są zazwyczaj napisane w jednym języku. Tymczasem wymaganiem dużych organizacji jest kierowanie komunikacji także do obcokrajowców, np. do inwestorów zagranicznych (obszary relacji inwestorskich) lub klientów z Ukrainy.
Wówczas istotne jest, aby system CMS w pełni wspierał wielojęzyczność portalu. Każda strona, dokument, artykuł lub inna porcja informacji powinna mieć kilka wersji językowych, a od strony redakcyjnej musi być wsparcie procesu tłumaczeń i kopiowania treści pomiędzy wersjami językowymi.
Uprawnienia
W przypadku strony internetowej zarządzanie polityką dostępu jest bardzo proste. Największą grupę stanowią zwykli użytkownicy jedynie konsumujący treści. Po drugiej stronie znajdują się administratorzy, których czasem wspierają moderatorzy, mogący wprowadzać drobne zmiany bez wpływu na kształt całej strony.
Taki model nie wystarcza w złożonych projektach, nad którymi czuwają specjaliści o różnych kompetencjach. W dużych portalach za zarządzanie treścią może odpowiadać kilka zespołów z różnych departamentów organizacji (np. działy marketingu, PR, product managerowie, compliance, HR, biuro relacji inwestorskich). Równolegle swoją pracę wykonują eksperci technologiczni, pracownicy wsparcia klienta, a nawet zewnętrzni partnerzy, jak np. agencje kreatywne.
Prowadzi to do konieczności większej granulacji uprawnień, możliwej dzięki modułowej konstrukcji portali. Wielopoziomowa struktura ułatwia zarządzanie serwisem różnym grupom administratorów.
Regulacje prawne i bezpieczeństwo
Duże organizacje mają wiele obowiązków informacyjnych, które realizują poprzez swojej portale. Przykładem są firmy notowane na giełdzie, zobligowane do regularnego utrzymywania sekcji dla inwestorów. Zgodnie z rekomendacjami KNF, banki mają obowiązek prezentowania choćby swoich kursów wymiany walut, a towarzystwa funduszy inwestycyjnych - notowania swoich funduszy (klient ma prawo znać wartość swojego portfela w każdej chwili).
Dodatkowo na graczy nakładane są ścisłe regulacje dotyczące sposobu przetwarzania danych użytkowników. Każde zakłócenie działania platformy może oznaczać dla firmy realne koszty i kary.
W przeciwieństwie do prostych stron internetowych, portale są od podstaw projektowane z myślą o radzeniu sobie z tymi wyzwaniami. Dlatego posiadają wbudowane zabezpieczenia technologiczne oraz zapewniają zgodność z procedurami. Oferują wspomnianą wcześniej wielopoziomową politykę dostępu, a także umożliwiają analizę ścieżki audytowej (chronologicznego zapisu zdarzeń w systemie), więc razie wystąpienia błędu łatwo zlokalizować jego źródło. Wszystkie treści prezentowane użytkownikom (artykuły, strony, aktualności, załączniki, wzory umów, regulaminy) są wersjonowane, dzięki czemu:
- Redaktor może łatwo przywrócić poprzednią wersji dokumentu
- Redaktor może zbudować nową wersję dokumentu i ustalić datę jego automatycznej publikacji
- Można udowodnić klientowi, jakie treści były widoczne w portalu w określonym dniu i godzinie (np. w przypadku sporów o warunki ofertowe)
Wysoki poziom dostępności (SLA) realizuje się poprzez utrzymywanie portali w infrastrukturze redundantnej - tak, aby każdy element sprzętu i oprogramowania był zduplikowany. W przypadku awarii np. serwera aplikacyjnego, zapasowe komponenty przejmą jego obowiązki i awaria nie będzie widoczna dla użytkownika końcowego. Taka infrastruktura może zostać zbudowana w serwerowni klienta (model on-premise) lub np. w chmurze publicznej (AWS, Azure, Google Cloud Platform).
Czy WordPress wystarczy?
Jak te różnice przekładają się na wybór rozwiązania?
Otwarte platformy jak WordPress oferują dużą funkcjonalność dzięki szerokiej gamie wtyczek dostarczanych przez różnych dostawców. Ukrytym kosztem takiego wariantu jest przekształcenie portalu w patchwork, nad którym nikt nie ma pełnej kontroli. Pluginy pochodzą z różnych źródeł i nikt nie jest w stanie wziąć pełnej odpowiedzialności za całość.
Tymczasem dla wielu firm nawet krótkotrwała przerwa w dostępności serwisu dla klientów lub partnerów biznesowych oznacza duże straty finansowe.
W rezultacie oszczędności powstałe podczas tworzenia serwisu z czasem są źródłem nowych wydatków. Na tym tle bezpieczniejszą opcją jest portal tworzony przez zespół, posiadający autorskie narzędzia i umiejący w razie potrzeby stworzyć od podstaw dodatkowe funkcje.
Zwiększa to niezawodność serwisu, ponieważ ekipa wdrażająca serwis zna wszystkie zastosowane w nim rozwiązania i bierze za nie pełną odpowiedzialność. Dostawca wdraża portal, a potem może zaoferować wsparcie w modelu 24/7.
Czego potrzebuję?
Prawidłowa diagnoza potrzeb jest zawsze wynikiem analizy konkretnej sytuacji. Jednak uwzględniając wymagania rynku, duże firmy znacznie częściej potrzebują rozbudowanego portalu. Jest to rozwiązanie skutecznie wspierające interakcje z klientami, a także pomaga kontrolować posiadaną przez organizację wiedzę.
Wdrożenie portalu nie musi zresztą oznaczać całkowitej rezygnacji z posługiwania się prostymi, dedykowanymi stronami internetowymi (pełniącymi często funkcje Landing Pages). Często zdarza się, że klienci, dla których stworzyliśmy rozbudowane serwisy, zwracają się do nas z prośbą o stworzenie także mniejszych projektów. Czasem żyją one własnym życiem, ale przeważnie orbitują wokół większego brata.