Wdrażanie nowego portalu z perspektywy Project Managera. Jak rozmawiać z wewnętrznym IT?

Analiza SMART

Punktem wyjścia do realizacji projektu jest odpowiedź na pytanie, jaki problem biznesowy ma rozwiązać nowy portal zbudowany na systemie CMS. Dzięki temu będziemy mogli określić dokładne cele projektu, śledzić postępy prac i mierzyć ich efekty. Formułując cele, wykorzystajmy metodę SMART, czyli zadbajmy, by były one:

• konkretne (specific), czyli jednoznaczne, wolne od interpretacji i tak samo zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu,
• mierzalne (measurable), czyli sformułowane w sposób, który umożliwi dokładną ocenę tego czy i w jakim stopniu zostały osiągnięte,
• osiągalne (achievable), czyli realistyczne i możliwe do zrealizowania,
• istotne (relevant), czyli stanowią rzeczywistą wartość dla wybranego podmiotu np. firmy, jednostki organizacyjnej, partnerów biznesowych itp.,
• określone w czasie (time-bound), czyli mają zdefiniowane ramy czasowe, włącznie z terminami wykonania poszczególnych etapów.

Takie przedstawienie celów ułatwi priorytetyzację zadań i zhierarchizowanie poszczególnych elementów. Znajdzie to swoje odzwierciedlenie zarówno w harmonogramie prac, jak i projekcie technicznym samego systemu.

Jaką rolę pełni IT we wdrożeniu portalu?

Zakres obowiązków wewnętrznego zespołu IT może znacząco różnić się pomiędzy organizacjami. Priorytetem zespołu może być np. zapewnienie stabilności utrzymywanych rozwiązań lub proaktywność w wykorzystaniu nowoczesnych, mało sprawdzonych technologii dla wprowadzania organizacji w nowe obszary. Różne priorytety powodują, iż zespół IT w zależności od organizacji może angażować się w projektu systemu CMS z różną intensywnością.

Moment, w którym wprowadzenie jego przedstawicieli w realizację projektu będzie najkorzystniejszy zależy od priorytetów zespołu IT i roli jaką ten zespół pełni w konkretnej firmie.

Aktywność IT w realizacji projektu nowego systemu CMS (projektowanie, implementacja, wdrożenie, utrzymanie) będzie dotyczyć przynajmniej jednego z poniższych obszarów*:

• Obszar I – Rola wsparcia dla realizacji całości projektu:
  • określanie wymagań technicznych 
  • zdefiniowanie wymagań pozafunkcjonalnych
  • utrzymanie infrastruktury (inhouse / cloud)
  • weryfikacja systemu CMS (kod, dokumentacja) dostarczonego przez dostawcę
• Obszar II – Aktywny udział w implementacji systemu CMS:
  • tworzenie infrastruktury (inhouse / cloud)
  • wewnętrzny development systemu CMS przez zespół IT przy wsparciu zewnętrznego dostawcy lub zewnętrzny development systemu CMS przez dostawcę przy aktywnym udziale IT w projekcie
• Obszar III – Aktywny udział w utrzymaniu wytworzonego systemu CMS:
  • utrzymanie systemu lub/i infrastruktury
  • przeprowadzanie testów bezpieczeństwa / testów penetracyjnych
  • przeprowadzanie testów wydajności 
  • okresowa realizacja testów jakościowych odnośnie do kodu przekazywanego przez dostawcę

*IT może być zaangażowane jednocześnie w dwa obszary, np. „I + III” lub „II + III”

Wstępny plan projektu

Wstępny plan projektu to graficzny, wysokopoziomowy przegląd celów i produktów przedstawiony na osi czasu. Jego zadaniem jest ułatwienie zarządzania oczekiwaniami interesariuszy oraz komunikowania planów i koordynowania zasobów z innymi zespołami. Aby roadmapa była użyteczna, powinna być czytelna i koncentrować się na ogólnym przedstawieniu planowanego projektu bez zbędnych detali. Szczegółowe informacje będzie można później umieścić w planie projektu, ale na wczesnym etapie tylko utrudniłby jego zrozumienie

Wstępny plan powinien zawierać następujące informacje:

• Cele i zadania projektu
• Harmonogram z osią czasu
• Ważne kamienie milowe
• Możliwe zagrożenia

Potencjalne obawy IT

Kierownik biznesowy projektu zbudowania nowego portalu na systemie CMS powinien od początku spojrzeć na realizację tego projektu z punktu widzenia wewnętrznego działu IT. Punktem wyjścia do rozważań powinna być odpowiedź na pytanie: „W jaki sposób oceniany jest zespół IT w mojej organizacji?” a następnie: „Czy realizacja nowego projektu może wpłynąć na tą ocenę?”. Jeśli projekt systemu CMS może obniżyć w/w ocenę, to trudno się dziwić, że przedstawiciele działu IT nie wykazują entuzjazmu dla przedsięwzięcia. Przykładem takiej sytuacji jest ocena miesięczna działu IT z perspektywy liczby otwartych zgłoszeń serwisowych. Nowy system w początkowym okresie ma ich statystycznie więcej, tak więc wpływa na w/w parametr niekorzystnie.

Nie można też zapominać, że członkowie działu IT – podobnie jak wszyscy – mogą obawiać się, że nowy projekt będzie oznaczał dla nich zwiększenie obciążenia pracą.

W tabeli poniżej przedstawiono typowe obawy działu IT i sposoby ich mitygacji, z uwzględnieniem obszaru zaangażowania w realizację projektu (zgodnie z opisem obszarów przedstawioną powyżej).