Jak przygotować się do wdrożenia PIMa? [pobierz brief]
PIM to potężne narzędzie, które można wykorzystać na wiele sposobów. Aby czerpać z niego jak najwięcej korzyści, zastanów się, jaką rolę ma on pełnić w Twojej organizacji i zaplanuj proces zarządzania informacjami produktowymi.
Przygotowaliśmy dla Ciebie brief z listą pytań, które warto sobie zadać przed wdrożeniem PIMa. Pomoże Ci on spisać listę kluczowych funkcjonalności, zdefiniować wymagania odnośnie nowego systemu i porównać oferty wybranych dostawców.
Rzadko zdarza się, aby jedna osoba znała od podszewki proces zarządzania danymi produktowymi w całej firmie. Dlatego przed wdrożeniem PIMa zbadaj, jak dokładnie wygląda dystrybucja informacji produktowych i jakie są realne potrzeby pracowników w tym zakresie.
Zidentyfikuj źródła informacji o produktach
Informacje produktowe są często rozproszone w wielu miejscach. Taki chaos sprzyja przetwarzaniu niekompletnych danych i powstawaniu błędów w opisach produktowych.
Aby temu, zapobiec przygotuj listę wszystkich miejsc, w których przechowywane są informacje produktowe w Twojej firmie. Mogą to być np.:
- systemy wewnętrzne jak ERP, CRM, MDM,
- foldery na dyskach sieciowych jak Google Drive,
- pliki lokalne utrzymywane przez różne zespoły (np. marketing, sprzedaż, compliance),
- niezależne bazy danych (np. od dostawców i producentów).
Następnie zdecyduj, których z nich chcesz użyć jako źródła danych dla PIMu.
Zwróć uwagę na to, czy wszystkie źródła danych, z których obecnie korzysta się w Twojej organizacji, są godne zaufania. Możliwe, że np. bazy danych od dostawców bywają niekompletne, a część informacji w wewnętrznych dokumentach jest zduplikowana. W takiej sytuacji nie warto wykorzystywać ich jako źródła danych w PIMie. Twój partner technologiczny powinien potrafić podpowiedzieć Ci, jakie są najlepsze praktyki dotyczące migracji danych i zasugerować odpowiednią architekturę informacji w nowym systemie.
Zaplanuj proces wzbogacania produktu
W wielu firmach proces zarządzania informacjami produktowymi nie jest w pełni usystematyzowany. Wdrożenie PIMa wymaga często niemalże detektywistycznej pracy mającej na celu ustalenie, co dokładnie dzieje się z produktem, zanim zostanie wypuszczony do sprzedaży. W kontekście PIMa najważniejsze są 3 końcowe etapy, czyli:
- wzbogacanie produktu (product enrichment),
- kategoryzacja produktu,
- publikacja w kanałach sprzedaży (e-commerce, marketplace’y, katalogi drukowane itp.).
Na tym etapie możesz odkryć, że obecne procesy zarządzania informacjami produktowymi są nieefektywne. Wdrożenie PIMa jest świetną okazją, żeby je usprawnić. Jak to zrobić?
- Dowiedz się, które zespoły są zaangażowane w proces wzbogacania produktu i wspólnie ustalcie, z jakich etapów się on składa.
- Zbadaj swoje portfolio produktowe i sprawdź, na jakiej podstawie poszczególne produkty przypisywane są do konkretnych kategorii.
- Przygotuj listę wszystkich kanałów sprzedaży, które należy zasilić danymi produktowymi.
Aby informacje produktowe były spójne i pozbawione błędów, cały proces product enrichment powinien odbywać się w PIMie przy wspólnym wysiłku różnych zespołów. Zastanów się, kto będzie korzystał z nowego systemu i jakich uprawnień będą potrzebować konkretni użytkownicy. Pamiętaj, że po przesłaniu danych do poszczególnych kanałów sprzedaży, nikt nie powinien ich już zmieniać.
Zaprojektuj model danych produktowych
Projektowanie modelu danych produktowych jest kluczowym etapem, o którym warto pomyśleć jeszcze przed wdrożeniem PIMa. W zależności od wielkości i rodzaju Twojego portfolio oraz ilości kanałów sprzedaży etap ten może się również okazać najbardziej czasochłonny.
Modelowanie danych wymaga dogłębnego zrozumienia struktury katalogu i produktu. Celem powinno być takie ich uproszczenie, aby poruszanie się po Twojej stronie i wyszukiwanie konkretnych produktów było intuicyjne dla wszystkich interesariuszy, w tym Twoich klientów.
Pierwszym krokiem jest odpowiednia kategoryzacja wszystkich produktów i stworzenie nowych klas danych (wzorcowych produktów) w ramach każdej kategorii. Następnie przygotuj listę atrybutów, które powinny opisywać wzorcowe produkty. Mogą to być dowolnie dobrane parametry jak nazwa, opis, cena, zdjęcia, infografiki, wideo itp. Na koniec utwórz relacje między klasami, zdefiniuj hierarchię kategorii produktowych i ustal podstawowe warunki walidacji danych.
Podczas modelowania danych możesz również określić, które atrybuty produktu będą automatycznie przenoszone, a które powinny zostać dopasowywane ręcznie. Dzięki temu będziesz mógł np. dostosować wyświetlane informacje do specyfiki konkretnych kanałów sprzedaży, czy różnych rynków. Ten sam produkt może wymagać innego opisu w kanale mobile ze względu na mniejszy ekran, czy innych atrybutów na zagranicznym rynku np. z uwagi na inny system metryczny.
Określ niezbędne integracje
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie podstawowej architektury technologicznej, w ramach której powinieneś zaplanować wszystkie potrzebne integracje z innymi narzędziami. PIM pozwala szybko i skutecznie wdrażać integrację z dowolnymi systemami zewnętrznymi jak:
- MDM,
- CMS,
- ERP,
- DAM,
- e-commerce,
- marketplace’y (eBay, Amazon, Allegro itp.).
Do integracji ze znanymi narzędziami (Amazon Web Service, Azure, Google Cloud) możesz wykorzystać gotowe paczki programistyczne tzw. SDK (software development kit).
W przypadku mniej znanych systemów nic nie stoi na przeszkodzie, żeby samodzielnie pisać dedykowane integracje i w dowolny sposób przetwarzać dane.
Początkowa konfiguracja PIMa może wydawać się skomplikowana. Warto jednak poświęcić na nią odpowiednio dużo czasu. Przemyślany plan architektury informacji i procesów zarządzania danymi produktowymi bardzo szybko zaprocentuje. Dlatego wybierając partnera technologicznego, kieruj się nie tylko względami technicznymi, ale również doświadczeniem we wdrażaniu PIMa w różnych branżach. Twój dostawca powinien potrafić podpowiedzieć Ci najlepsze praktyki zarządzania informacjami produktowymi i znać sposoby na wdrożenie ich w Twojej firmie. Dzięki takim wskazówkom możesz uniknąć wielu czasochłonnych i kosztownych błędów